IT工作里面容易被忽视的就是文档的编写。往往在管理员进行数据中心Data Center的安装、配置、修复或优化的时候，时间都是非常紧迫的，因为在做这些工作的时候注意力都需要高度集中。但假如要面对数据中心Data Center升级和改造的时候，你就会发现文档多么的重要，特别是一个数据中心Data Center的结构图。
数据中心Data Center的文档在故障恢复的时候是至关重要的，在故障发生后，你可能需要重新创建相同的环境。文档在进行远程协助的时候也是至关重要的，你可以想象一下，一个远程工程师在进行远程工作的时候，没有一部分数据中心Data Center的资料文档，只能通过自己的经验慢慢寻找所需要配置服务器和设备，这简直是很痛苦的，相信每个远程协助过的工程师都深有体会。
当然数据中心Data Center的文档还有另一个很重要的作用，就是工作的传承。总不能指望工作人员在数据中心Data Center工作一辈子都不离开，在有文档记录的情况下，工作的交接就变得事半功倍，而且更能做到文档记录的一种传接。
工作团队是一个重要的部分。假如你是数据中心Data Center负责人，并跟随着数据中心Data Center的建立、扩展规模，就算这样你也没办法负责所有的事情。所以一个工作团队是非常重要的，你总不能负责所有的事情，而且在你休假的时候，也需要有人去跟进自己的工作。
整个工作团队都应该要有数据中心Data Center的结构图，即使是开发商。假设开发商的项目比较小，仅有一个人在负责自己的项目，他们可能需要重新启动服务器或检查线路。
当对网络和服务器设备不熟悉的情况下，去处理问题是很耗费时间的，更有可能引起其他的故障和错误。特别是通过结构图，就算你没有接触过一部分设备，也可以方便的进行操作，这样可以节省大量的时间。
文件应该只适用于需要物理访问的知识或原理图的规划方。考虑基于谁可能需要访问该文件的安全和风险，假设未经授权的人看到它所包含的数据。假设入侵者获得访问您的数据中心Data Center和知道采取服务器标记为“客户数据库，然后在地图会帮助他们取得成功。
数据中心Data Center的资料文档应该放于安全的地方，特别是需要加上权限访问。假设没有权限访问，所有人都可以访问资料的话对数据中心Data Center的安全会有很大的隐患，特别是黑客侵入，万一拿到了这些资料（数据中心Data Center的文档很多都包含用户名密码信息），简直就可以轻易控制整个数据中心Data Center，所以安全防患对于资料文档非常重要。
文档更新的重要性
在某些方面来说，一部分数据中心Data Center的资料文档很少更新，但至少比没有好。IT部门往往忽视了资料文档的更新造成了资料文档的内容和现状有不一样的地方。
假设没有文档，有些时候根本不知道如何进行配置修改和故障修复。但过时的文档也会造成了技术人员在处理的时候走弯路，想象一下，一个系统管理员由于文档里面记录的密码更新不及时，他登陆不成功，反而以为是系统故障。
数据中心Data Center的结构图不会很频繁的更新。但在旧设备下架和新设备上架、网络进行升级等等操作之后就应该立刻更新，最好是记录变更管理过程的每一个步骤。