最早的数据归档应用产生于大型主机环境，源于当时大型主机环境的IT应用的规模较大且相对成熟。因此，关于归档与备份的区别，国内较大的行业和企业用户都比较了解，但对于IT应用历史不长、规模不大、数据量有限的企业来说，对于两者的区别可能就不那么清楚。
基础的存储应用主要包括数据备份与数据归档两个方面。归档的目的是实现历史数据和信息被系统、科学、长期地保存，以被公司决策管理、上级或第三方机构监管等用途。备份正好相反，其目的是数据的立即使用，以确保业务连续性，或者使业务中断时能够以最短的时间得到恢复。
近年来，西方国家发生了一些重大的企业舞弊案件，使得政府和整个社会都对企业数据资料的保存提出了更为严苛的要求，从而使数据归档的地位上升到关系到企业存亡和社会安定的高度。另外，早期计算机主要是处理文本数据，如今却要处理大量的多媒体数据，对存储容量和速度的要求已经发生了根本性的变化，企业在数据资料的保存和利用方面的投资越来越高，而归档是企业有效管理应用数据资料、降低成本的重要手段。
因此，从当今的数据归档应用来看，主要是解决好企业数据保存的法规遵从性和企业数据资产的有效管理两个方面的问题。
虽然数据归档与备份都属于存储应用，但在技术实现上有很大区别。在IT应用早期，磁盘阵列不像今天这么发达，磁带库是主要的备份技术。如今，硬盘越来越便宜，不仅磁带在备份中的应用减少了，甚至有人提出用磁盘阵列来做归档，全面取代磁带库。但是，由于磁盘阵列的技术特性所决定，存储在其中的资料都处在热状态。
这就是说，用于数据归档的磁盘存储系统不应该关机，其重新加电的过程也很复杂。而在提倡“绿色计算”的今天，长期开机很不利于能耗的降低。而且，几十年、上百年的资料，使用频度不一定很高，磁盘和磁带相比，成本效益就更加悬殊。所以说，对于数据归档来说，磁带库仍然是不可替代的最佳选择。
光盘存储也被认为是数据归档的一种手段，其特点是价格低廉，技术含量低，而且便于大范围分发。但是，其容量无法与磁带和磁盘相比，能够支持的应用也比较受限，因此并不适用于企业数据中心级别的数据归档应用。
我们都看到，在数据归档中应用ILM(Information Lifecycle Management，信息生命周期管理)的理念已经逐步被用户接受，这不仅能帮助企业从整体上改善其数据资产的管理，以最低的成本来实现大量数据的有效管理与高效利用。并且随着应用的成熟与现实的需求，我们发现数据加密、身份认证、虚拟化等技术也逐步走进数据归档的应用中，并且有效地提高了数据归档应用的效率，增强了数据安全性，大大降低了操作的复杂性和成本。
ILM的应用使得我们在考虑现有数据应用需求时，能够更好地综合考虑操作性、安全性、成本与生产效率的各方面因素，更加理性地、系统地构建数据归档保护基础架构。