邮件备份分个人邮件备份和企业邮件备份。我们以Outlook为例。个人备份是指将个人邮件资料(pst文件)保存在个人在本机或共享空间中;企业邮件备份指将企业邮件资料(pst文件)保存在共享空间、磁盘阵列、磁带等存储空间中。
从安全角度来看，企业进行备份满足邮件安全计划，但是，当灾难降临后，企业备份的邮件记录，往往达不到用户的实际使用情况。我们先来看看邮件备份分个人邮件备份和企业邮件服务器备份的区别：
个人备份，只是个人行为，在个人PC硬盘不出问题的前提下，个人备份的恢复是最快速、准确、安全的;如果是整个硬盘出现问题，并且还有其他备份，那还有救;如果是整个硬盘出现问题，又没有其他备份，那就直接痛苦吧。
企业备份，是管理员针对邮件服务器上所有员工的邮件进行整体备份。备份计划分按周期备份，比如，每日、每周、每月、每季备份;也可将备份文件，刻录到磁带上或者其他硬盘上，进行冷备份或热备份;有条件的公司，还可以进行异地冷备份。
虽然诸多的方法，保存了企业的资料，但是，企业邮件的恢复，那就是另外一回事了。传统的备份，只是将所有的资料一箩筐的整体复制，对于邮件的查看和恢复，那就是在大书堆中找书了，效果可想而知。然而，如果平日采用的是“邮件归档”的方式，则结果就不太一样了，“邮件归档”可以比喻为图书馆，书籍上架之前会先依书籍性质作分类，如此未来在调阅时就可以轻松找到想要的书。如果将邮件性质定义后做邮件分类，如此一来，邮件会进行归档分类，无论是要找老板的邮件，或是部门的邮件，甚至个人的邮件，所有的邮件在恢复或搜索时，“归档”功能都已进行分类，用户只需选择他所要的邮件了。“归档”功能代替了邮件服务器管理员的人工搜索分类，效率肯是突飞猛进。以前几天的工作量，实现“归档”后，就是几秒钟的事情。
灾难后重建，邮件系统是首先恢复的工具之一，里面保存的是业务需要的沟通信息，帮助大家重新开展工作。目前企业都会将PLM、CRM、财务数据都会进行多重备份，保证数据安全性。邮件数据，也是很重要的，邮件中包含的是用户的工作内容记录，需要进行安全保管的。
最后，建议企业，将邮件进行备份归档，保存到存储服务器或其他硬盘上，保证邮件内容的安全性，然后定期将邮件保存到磁盘或光盘上，重要的邮件可以进行异地备份。从根本上保证了重要邮件数据的使用和查询。一般邮件所占的空间不会很大，主要看企业的用户数，1000人的企业，一般准备有2T左右的空间，就可满足公司3-5年的存储要求，达到常见规范的使用要求。
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