数据丢失可能由于许多原因而发生。硬件故障、人为错误、火灾、洪水、黑客，甚至心怀不满的员工都会对你的数据造成严重破坏。因此，在灾难发生之前实施可靠的备份解决方案是非常重要的。
某些类型的数据比其他数据更重要
能够避免数据丢失当然最好不过，但首先，并不是所有类型的数据丢失的方式都是相同的。如果你的硬盘被意外擦除，而你所损失的只是Windows或者其他的操作系统，这并不是什么大问题。虽然很耗时，但你可以在重新安装操作系统后恢复正常使用。大多数情况下，操作系统的替换很轻松。但是假如你把重要的信件、合同、电子表格、图片和其他关键文件放在了同样的磁盘上呢？事情就变得很糟糕。对于大多数Microsoft Office用户来说，这些都是日常产生的重要文件，并且通常是不可替代的。所以你必须尽一切可能来防止它们丢失，否则会承担严重的后果。
为什么需要备份Microsoft Office文档？
一般的经验法则是，如果一个文件足够重要，就第一时间将其保存起来，并做好备份。现实中，如果你失去了一些模板信件或合同文件，你可能会重新准备。但是如果你不得不花费大量时间来重新创建文档，那么你就会失去时间和金钱。另外，文档的编写，编辑，校对和格式化都需要花费数分钟时间。然后，乘以存储在系统或网络上文件数量。最终花费的时间很惊人，对吗？如果你是家庭用户，备份数据的麻烦及花费可能就会少得多。如果在业务中使用了Microsoft Office，一个好的备份策略可以为你节省数千美元或更多。
寻找合适的备份解决方案
正如有无数的方式可以丢失数据一样，也有许多不同的方式来保护数据。询问10个不同的人关于备份Microsoft Office数据的最佳方法，你可能会得到10个不同的答案。无论是简单地将文件保存到USB上，还是到实施复杂的网络存储平台。任何一种备份方法总比没有更好。因此，即使你拥有的只是一个USB驱动器，那么也一定要用它来存储你的Microsoft Office备份数据。
但是，当然会有更有效的方法来备份Microsoft Office数据或来创建重要文档、电子邮件和模板的业务备份，无论你选择现场还是异地存储数据，这两种存储方式都有优点。一方面，将数据保存在本地磁盘上，让其远离黑客并免受恶意软件和勒索软件的侵害。另一方面，如果发生火灾或其他灾难，你可能会快速地找到替代或再现丢失数据的方式。
现在，异地或云存储通常被认为是比备份到本地磁盘更好的选择。但云存储不是没有风险的，一些云存储数据中心的安全性较低，这意味着如果不遵守严格的安全协议，你的宝贵的Microsoft Office数据可能会受到影响。务必向云存储供应商确认他们的政策和设施符合适当的安全要求。
最好的方法
遵循3-2-1的备份策略：
创建数据的三个副本，所以，不会有因为单个事件就清除所有内容的事情发生。
将它们保存为两种不同的格式，如内部驱动器和外部介质（磁盘，USB，云等）。
异地保存一份文件以防止诸如盗窃，火灾或洪水之类的物理灾难。
业务考虑
早些时候，我们谈到了企业数据丢失的代价。在当今诉讼和监管的商业环境下，保留法律文件，合同和合规记录至关重要。如果你没有正确备份数据并被迫重新创建重要的商业文件或合同，那么律师、会计师、顾问和其他专业人员所承担的费用就可能是天文数字。
但还有其他无形的成本需要考虑。如果你失去了与客户有关的重要合同，信函或文件，这将削弱他们对公司流程及规范的信心。最终，你可能会失去业务。 如果你的企业或组织使用Microsoft Office应用程序的桌面版本，则有许多的备份解决方案让你工作起来更安心，前提是你部署了有效的备份策略并坚持使用它。但是，如果你的公司在云端创建了Microsoft文档和电子邮件，那么针对Office 365备份的选项并不丰富。
虽然，Microsoft在保护Office 365数据方面做得相当好。但是如果有一个心怀不满的系统管理员用几个密码决定做一些破坏的事情，即使是好的安全协议也不能帮助你的公司。当涉及有效地备份云和Office 365数据时，管理细分与平台多样性一样重要。也就是说，不要依靠一个平台或一个人来备份你的重要Office或Office 365数据。
家庭或企业 – 安克诺斯提供针对Microsoft Office的最佳备份方式
你现在知道了备份的重要性。但是你可能仍然想知道哪些是适合你或你的公司的最佳备份解决方案。显而易见 ，安克诺斯就是所需要的方案。 Acronis True Image使家庭用户可以轻松备份PC和移动设备。只需点击两下，你就可以安全地备份所有重要的Microsoft Office数据。 如果你的企业需要更复杂的选项，Acronis Backup 12.5提供了顶端的Office 365备份解决方案，可确保为你的应用程序和数据提供高可用性和加密功能。与安克诺斯云存储配合使用时，Acronis Backup 12.5可确保即使发生最坏的情况，Office数据也始终可用并可访问。
关于安克诺斯
通过AnyData引擎驱动的技术，以及优秀的镜像技术，安克诺斯能够为所有文件、应用程序和操作系统提供在任何环境下（包括虚拟，物理，云和移动环境）方便、完整、安全的备份服务。
公司成立于2002年，安克诺斯为全球超过145个国家的500万个人用户及50万家企业用户提供数据保护服务。拥有超过100项专利，安克诺斯产品被Network Computing、TechTarget和IT Professional 评为年度最佳产品。其产品涵盖众多功能，包括迁移，克隆和复制等。
